Wenn ein Aufbau aus dem Ruder läuft, liegt es selten am Fahrer. Es liegt fast immer an Entscheidungen, die Wochen vorher getroffen wurden – oder eben nicht.
Jede Messe und jede größere Location gibt ein Zeitfenster vor: eine Zufahrtszeit, ein Hallentor, manchmal einen Aufzug, den sich fünf Gewerke teilen. Wer dieses Fenster verpasst, steht im schlechtesten Fall mit einem vollen LKW auf dem Parkplatz und wartet auf den nächsten freien Slot – der kann Stunden später liegen, bei großen Messen auch am nächsten Tag.
Ohne Ausweis kein Gelände, ohne Gelände kein Aufbau. Viele Messegesellschaften vergeben Aufbauausweise und Fahrzeugpässe nur über das Ausstellerportal, teils mit Anmeldefristen von zwei bis vier Wochen vor dem ersten Aufbautag. Diese Fristen werden nicht deshalb verpasst, weil jemand nachlässig wäre, sondern weil zu diesem Zeitpunkt oft noch gar nicht feststeht, welche Firma mit wie vielen Leuten anrückt.
Was hilft: Schon bei der Beauftragung die Zahl der Personen und Fahrzeuge grob festlegen und Ausweise auf die ausführende Firma anmelden, nicht auf einzelne Namen. Namen lassen sich fast überall nachträglich ändern, ein fehlender Pass nicht kurzfristig beschaffen.
Ein 40-Tonner, ein Sprinter und ein Transporter mit Hubwagen brauchen unterschiedliche Tore, unterschiedliche Rampen und unterschiedlich viel Zeit. Wenn Bodenbelag, Standbau, Mobiliar und Technik am selben Vormittag anliefern, blockieren sie sich gegenseitig – vor allem, wenn nur ein Lastenaufzug zur Verfügung steht.
Die Reihenfolge, die sich in der Praxis bewährt hat:
Wer diese Reihenfolge umdreht, zahlt zweimal: einmal für das Umstellen und einmal für die Wartezeit der nachfolgenden Gewerke.
In Kongresszentren und Hotels mit Veranstaltungsräumen im ersten oder zweiten Stock hängt der gesamte Aufbau an einem einzigen Lastenaufzug. Dessen Maße und Tragkraft bestimmen, was überhaupt hochgeht – ein Bankettisch von 2,20 Metern passt nicht in jeden Aufzug. Das ist die eine Zahl, die vor der Bestellung feststehen muss, nicht danach.
Der Aufbau wird liebevoll durchgeplant, der Abbau steht als Zeile im Kalender. Dabei gilt dort dasselbe Spiel in umgekehrter Richtung – nur mit dem Unterschied, dass alle gleichzeitig raus wollen und Locations Überziehungen oft nach Stunden berechnen. Realistisch sind für den Abbau etwa 60 Prozent der Aufbauzeit, und auch das nur, wenn die Fläche vorher geräumt und das Catering abgezogen ist.
Nichts davon ist kompliziert. Es muss nur jemand machen, bevor der erste LKW rollt.
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